Guardar los documentos presentados en Hacienda

Los contribuyentes deben conservar los certificados de retenciones, extractos bancarios y facturas hasta cuatro a帽os despu茅s de realizar cada Declaraci贸n de la Renta.

Para cumplir con Hacienda, no basta con hacer la Declaraci贸n de la Renta o confirmar el borrador que env铆a la Agencia Tributaria. Hace falta ser ordenado, cuidadoso e incluso tener buena memoria. Es conveniente que as铆 sea porque la cita con el fisco no termina con la presentaci贸n del IRPF. En cualquier momento, Hacienda puede iniciar una investigaci贸n fiscal. Pasados cuatro a帽os prescriben los delitos fiscales, pero hasta entonces se debe conservar cualquier documento que pueda estar bajo la supervisi贸n de la Administraci贸n.

La Agencia Tributaria puede investigar a cualquier contribuyente en un plazo de hasta cuatro a帽os despu茅s de que se presente la Declaraci贸n, por lo que es aconsejable guardar todos los certificados de retenciones y cobros de rentas que acreditan los ingresos declarados durante este tiempo. Olvidar d贸nde se ha guardado un documento, perderlo o no haberlo obtenido en su momento puede salir muy caro.

Certificados de retenciones

Los certificados de retenciones son los principales documentos que hay que tener controlados al hacer la Declaraci贸n de la Renta. Por lo general, las empresas emiten estas notas informativas y las reparten a sus trabajadores en abril o mayo. En estos impresos, las compa帽铆as hacen constar informaci贸n econ贸mica importante que debe pasar por el “esc谩ner” de Hacienda. Adem谩s de encontrar datos personales, tanto de la empresa como del empleado, figuran aspectos como los rendimientos del trabajo brutos que se han conseguido durante el a帽o fiscal (que va del 1 de enero al 31 de diciembre) y las retenciones aplicadas.

En algunos casos, pueden contener en detalle datos sobre lo que se ha ingresado en concepto de rendimientos del trabajo en dinero (retribuciones dinerarias) y como rendimiento en especie (alg煤n tipo de regalo).

En el caso de las retribuciones dinerarias, el dinero a trav茅s de n贸mina que recibe el trabajador, en el certificado debe especificarse el importe 铆ntegro satisfecho y las retenciones practicadas.

En cuanto a los rendimientos en especie, el c谩lculo es m谩s complicado, ya que todos los regalos o premios otorgados por cualquier entidad privada (los p煤blicos est谩n exentos) a un contribuyente pasan por el fisco y tienen la consideraci贸n de rendimiento de trabajo. En estos casos, en los certificados de retenciones debe constar la valoraci贸n de dicho regalo en el mercado y los ingresos a cuenta efectuados a cargo del contribuyente. La valoraci贸n del regalo sirve para calcular dicha retenci贸n, que deber谩 ser la misma que se practique por sus rendimientos de trabajo. Tambi茅n en estos documentos deben constar las dietas recibidas por el trabajador.

Sea cual sea el concepto, toda empresa que realice un pago a lo largo del ejercicio debe emitir su correspondiente certificado de retenciones. En general, el retenedor u obligado (que es como se denomina en Hacienda a quien efect煤a un pago) debe expedir un certificado acreditativo de la retenci贸n practicada o de los ingresos a cuenta efectuados en favor del trabajador, as铆 como de los restantes datos que deban incluirse en el resumen anual de retenciones. Para que los documentos sean legales, deber谩n constar la firma y el sello de la empresa o pagador.

Documentos bancarios y productos que desgravan

En el plano del ahorro, tambi茅n la Agencia Tributaria se comporta como un 谩vido detective, que no quita ojo a ning煤n dato. Es, por tanto, importante guardar todos los documentos que sirvan para acreditar movimientos en las cuentas corrientes o contrataci贸n de cualquier producto de inversi贸n. Hacienda cruza datos de modo constante con las entidades financieras, lo que le permite enviar en los borradores de sus contribuyentes toda la informaci贸n relativa a los movimientos de cuentas corrientes, salarios o compra-venta de nuevos productos financieros, con sus correspondientes minusval铆as o plusval铆as generadas. En cualquier caso, conviene compararlos con los extractos bancarios y documentos personales, porque la Administraci贸n tambi茅n se puede equivocar.

Los bancos est谩n obligados a remitir extractos con la informaci贸n fiscal de los productos que tengan contratados sus clientes. En estos impresos, debe aparecer informaci贸n como el saldo global a final de a帽o, los intereses que ha generado cada producto (en el caso de instrumentos de ahorro como cuentas o dep贸sitos, que dan intereses peri贸dicos) y las retenciones a cuenta efectuadas. En el caso de iniciar una inspecci贸n, Hacienda puede solicitar estos documentos. En relaci贸n con los dep贸sitos bancarios, cuentas corrientes o t铆tulos de renta fija se vigilan datos como el saldo global, los intereses y la retenci贸n a cuenta, fijada en el 18%.

En cuanto a productos de inversi贸n, en los extractos bancarios debe figurar informaci贸n sobre el nombre comercial del producto (por ejemplo fondos de inversi贸n, pensiones, acciones) y las ganancias o p茅rdidas generadas, si se hubiera efectuado su venta.

Tambi茅n es necesario guardar todos los contratos que se firman a la hora de formalizar la suscripci贸n de un producto. Conviene tener a buen recaudo los contratos de fondos de inversi贸n, pensiones, seguros… En estos impresos hay informaci贸n 煤til sobre cu谩ndo se contrat贸 el producto, lo que puede servir para comprobar su cotizaci贸n (en su caso) en el mercado en el momento de su compra.

Algunos de los documentos bancarios m谩s relevantes -y que se deben conservar por si la Agencia Tributaria inicia una inspecci贸n- son los que hacen referencia a productos que desgravan, como planes de pensiones.

Facturas

Los aut贸nomos o profesionales que trabajan por cuenta propia deben conservar, adem谩s, todo tipo de facturas que acrediten el cobro de rentas. Un aut贸nomo puede emitir facturas con su nombre, direcci贸n y DNI. En dichas facturas, deber谩 figurar el IVA (siempre que la actividad que desarrolla no estuviera exenta, como es el caso de periodistas, artistas y escritores). Suele ser un 16%, aunque en funci贸n de la actividad este porcentaje puede cambiar.

Aparte de cargar el IVA, el aut贸nomo debe descontar un porcentaje de la factura en concepto de IRPF. Este impuesto lo retienen las empresas a las que el aut贸nomo factura y 茅stas lo deben ingresar en Hacienda al confeccionar sus declaraciones.

驴Ingreso a cuenta o retenci贸n?

Dos de los conceptos que conviene diferenciar y que vienen expresados en los certificados de la Agencia Tributaria son los de ingreso a cuenta o retenci贸n. Hacen referencia al mismo aspecto: la cantidad que se queda Hacienda siempre que se haya efectuado un pago. La diferencia radica en la naturaleza de ese pago. As铆, se aplica el t茅rmino de retenci贸n cuando se trata de rentas del trabajo o del capital. Los pagos a cuenta se realizan en caso de percepciones en especie y pagos fraccionados, sobre empresarios y profesionales.

Entre otros, est谩n sujetos a retenci贸n o ingreso a cuenta los rendimientos del trabajo, del capital mobiliario, los rendimientos de actividades agr铆colas y ganaderas, los rendimientos de actividades forestales, las ganancias patrimoniales obtenidas como consecuencia de las transmisiones o reembolsos de acciones y participaciones de fondos de inversi贸n, los rendimientos procedentes de alquilar inmuebles urbanos, los rendimientos procedentes de la propiedad intelectual, industrial, de la prestaci贸n de asistencia t茅cnica, del arrendamiento de bienes muebles, negocios o minas, del subarrendamiento sobre los bienes anteriores y los procedentes de la cesi贸n del derecho a la explotaci贸n del derecho de imagen.

Tambi茅n tienen su correspondiente retenci贸n los premios que se entreguen como consecuencia de la participaci贸n en juegos, concursos, rifas o combinaciones aleatorias, est茅n o no vinculados a la oferta, promoci贸n o venta de determinados bienes o servicios.


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