驴Hasta cu谩ndo hay que guardar los documentos presentados en Hacienda?

Los contribuyentes deben conservar los certificados de retenciones, extractos bancarios y facturas hasta cuatro a帽os despu茅s de realizar cada Declaraci贸n de la Renta

Agencia Tributaria

Para cumplir con Hacienda, no basta con hacer la declaraci贸n o confirmar el borrador que env铆a la Agencia Tributaria. Hace falta ser ordenado, cuidadoso e incluso tener buena memoria. Es conveniente que as铆 sea porque la cita con el fisco no termina con la presentaci贸n del IRPF a lo largo del mes de mayo o junio de cada ejercicio fiscal.

Hacienda puede investigar a cualquier contribuyente en un plazo de hasta cuatro a帽os despu茅s de que se presente la declaraci贸n, con lo que es aconsejable guardar todos y cada uno de los certificados de retenciones y cobros de rentas que acreditan los ingresos declarados durante este plazo. Olvidar d贸nde se ha guardado un documento, perderlo o no haberlo obtenido en su momento puede salir caro.

papeleoEn cualquier momento, Hacienda puede iniciar una investigaci贸n fiscal. Pasados cuatro a帽os prescriben los delitos fiscales, pero hasta que pase ese periodo todo contribuyente debe conservar cualquier documento que pueda estar bajo la supervisi贸n de la Agencia Tributaria. Entre otros, conviene tener bajo control certificados de retenciones, extractos bancarios y facturas relacionadas con actividades econ贸micas, as铆 como cualquier documento que acredite una compra o venta de un bien patrimonial.

Certificados de retenciones
Los certificados de retenciones son los principales documentos que hay que tener controlados a la hora de hacer la declaraci贸n. Por lo general, las empresas emiten estas notas informativas y las reparten a sus trabajadores en abril o mayo, la 茅poca en la que se prepara la declaraci贸n. En estos impresos, las compa帽铆as hacen constar informaci贸n econ贸mica importante que debe pasar por el “esc谩ner” de la Agencia Tributaria. Adem谩s de encontrar datos personales, tanto de la empresa como del empleado, figuran aspectos como los rendimientos del trabajo brutos que se han conseguido durante el a帽o fiscal (que va del 1 de enero al 31 de diciembre), y las retenciones aplicadas.

En algunos casos, pueden contener en detalle datos sobre lo que se ha ingresado en concepto de rendimientos del trabajo en dinero “contante y sonante” (retribuciones dinerarias) y como rendimiento en especie (alg煤n tipo de regalo). En el caso de las retribuciones dinerarias, el dinero a trav茅s de n贸mina que recibe el trabajador, en el certificado debe especificarse el importe 铆ntegro satisfecho y las retenciones practicadas.

En cuanto a los rendimientos en especie, el c谩lculo es m谩s complicado, ya que todos los regalos o premios otorgados por cualquier entidad privada (los p煤blicos est谩n exentos) a un contribuyente pasan por el fisco y tienen la consideraci贸n de rendimiento de trabajo. En estos casos, en los certificados de retenciones debe constar la valoraci贸n de dicho regalo en el mercado, y los ingresos a cuenta efectuados a cargo del contribuyente. La valoraci贸n del regalo sirve para calcular dicha retenci贸n, que deber谩 ser la misma que se practique por sus rendimientos de trabajo.

En el caso de los premios en met谩lico, los certificados deben especificar los datos de la cuant铆a bruta del premio y las retenciones aplicadas por Hacienda, que ascienden al 15%. Una persona que en el a帽o 2007 fuera galardonada con un premio bruto por cuant铆a de 10.000 euros, en realidad recibi贸 8.500 euros, que es la cantidad que resulta de restarle los 1.500 euros que recauda Hacienda como retenci贸n.

Tambi茅n en estos documentos deben constar las dietas recibidas por el trabajador. En general, las dietas que pagan las empresas por transporte y comida est谩n exentas de tributar. Estas cantidades no tienen la consideraci贸n de salario porque no retribuyen el trabajo, sino que indemnizan al empleado por los gastos ocasionados como consecuencia de una orden de desplazamiento, que les obliga, adem谩s, a comer fuera de su hogar. Este es el motivo por el que se eximen de gravamen: al considerarse como indemnizaciones, quedan libres de pasar por Hacienda.

Sin embargo, hay unos l铆mites que conviene tener en cuenta. En el caso del transporte, est谩n exentas las dietas que resulten de computar 0,19 euros por kil贸metro recorrido, m谩s los gastos de peaje y aparcamiento. Si se exceden estos l铆mites, deber谩n declararse ante Hacienda.

En el caso de manutenci贸n, cuando el trabajador no tenga que pernoctar en un municipio distinto de su lugar de trabajo y residencia, las asignaciones para gastos de manutenci贸n exentas de tributaci贸n no deber谩n superar los 26,67 euros si el desplazamiento se realiza dentro del territorio espa帽ol, o de 48,08 euros si el viaje tiene como destino alg煤n pa铆s extranjero. Por su parte, los empleados pueden recibir hasta 53,34 euros diarios si se han desplazado dentro del territorio espa帽ol, o 91,35 euros diarios si sus viajes corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

Si los gastos exceden estas cuant铆as, en los certificados deber谩 figurar la correspondiente retenci贸n fiscal, ya que deber谩n computarse en Hacienda. Si no se sobrepasan estas cantidades, en el certificado s贸lo figurar谩n los importes, pero no la retenci贸n, ya que estas “rentas” estan exentas de pasar por el fisco.

Sea cual sea el concepto, toda empresa que realice un pago a lo largo del ejercicio debe emitir su correspondiente certificado de retenciones. En general, el retenedor u obligado (que es como se denomina en Hacienda a quien efect煤a un pago) debe expedir un certificado acreditativo de la retenci贸n practicada o de los ingresos a cuenta efectuados en favor del trabajador, as铆 como de los restantes datos que deban incluirse en el resumen anual de retenciones. Para que los documentos sean legales, deber谩n constar la firma y el sello de la empresa o pagador.

驴INGRESO A CUENTA O RETENCI脫N?
Dos de los conceptos que conviene diferenciar y que vienen expresados en los certificados de Hacienda son los de ingreso a cuenta o retenci贸n. Hacen referencia al mismo aspecto: la cantidad que se queda la Agencia Tributaria siempre que se haya efectuado un pago. La diferencia radica en la naturaleza de ese pago. As铆, se aplica el t茅rmino de retenci贸n cuando se trata de rentas del trabajo o del capital. Los pagos a cuenta se realizan en caso de percepciones en especie y pagos fraccionados, sobre empresarios y profesionales.

Entre otros, est谩n sujetos a retenci贸n o ingreso a cuenta los rendimientos del trabajo, del capital mobiliario, los rendimientos de actividades agr铆colas y ganaderas, los rendimientos de actividades forestales, las ganancias patrimoniales obtenidas como consecuencia de las transmisiones o reembolsos de acciones y participaciones de fondos de inversi贸n, los rendimientos procedentes de alquilar inmuebles urbanos, los rendimientos procedentes de la propiedad intelectual, industrial, de la prestaci贸n de asistencia t茅cnica, del arrendamiento de bienes muebles, negocios o minas, del subarrendamiento sobre los bienes anteriores y los procedentes de la cesi贸n del derecho a la explotaci贸n del derecho de imagen.

Tambi茅n tienen su correspondiente retenci贸n los premios que se entreguen como consecuencia de la participaci贸n en juegos, concursos, rifas o combinaciones aleatorias, est茅n o no vinculados a la oferta, promoci贸n o venta de determinados bienes o servicios.

Documentos bancarios
En el plano del ahorro, tambi茅n Hacienda se comporta como un 谩vido detective, que no quita ojo a ning煤n dato. Es, por tanto, importante guardar todos los documentos que sirvan para acreditar movimientos en las cuentas corrientes o contrataci贸n de cualquier producto de inversi贸n.

Hacienda cruza datos de modo constante con las entidades financieras, lo que le permite enviar en los borradores de sus contribuyentes toda la informaci贸n relativa a los movimientos de cuentas corrientes, salarios o compra-venta de nuevos productos financieros, con sus correspondientes minusval铆as o plusval铆as generadas. En cualquier caso, conviene compararlos con los extractos bancarios y documentos personales, porque hacienda tambi茅n se puede equivocar.

Los bancos est谩n obligados a remitir extractos con la informaci贸n fiscal de los productos que tengan contratados sus clientes. En estos impresos, debe aparecer informaci贸n como el saldo global a final de a帽o, los intereses que ha generado cada producto (en el caso de instrumentos de ahorro como cuentas o dep贸sitos, que dan intereses peri贸dicos) y las retenciones a cuenta efectuadas. En el caso de iniciar una inspecci贸n, Hacienda puede solicitar estos documentos. En relaci贸n con los dep贸sitos bancarios, cuentas corrientes o t铆tulos de renta fija se vigilan datos como el saldo global, los intereses y la retenci贸n a cuenta, fijada en el 18%.

En cuanto a productos de inversi贸n, en los extractos bancarios debe figurar informaci贸n sobre el nombre comercial del producto (por ejempo fondos de inversi贸n, pensiones acciones) y las ganancias o p茅rdidas generadas, si se hubiera efectuado su venta. En el caso de acciones y fondos de inversi贸n, si no se han vendido a lo largo del a帽o fiscal, no se aplicar谩 ning煤n tipo de retenci贸n sobre las plusval铆as generadas ya que no est谩n materializadas.

No obstante, conviene diferenciar el tratamiento que reciben los dividendos, cuando los haya, ya que s铆 se cobran durante el ejercicio, aunque no se vendan las acciones. A este respecto, en la informaci贸n bancaria debe constar el pago bruto recibido m谩s la retenci贸n a cuenta efectuada. En cualquier caso, est谩n exentos de tributar los primeros 1.500 euros recibidos en concepto de dividendo.

Tambi茅n es necesario guardar todos los contratos que se firman a la hora de formalizar la suscripci贸n de un producto. Conviene tener a buen recaudo los contratos de fondos de inversi贸n, pensiones, seguros… En estos impresos hay informaci贸n 煤til sobre cu谩ndo se contrat贸 el producto, lo que puede servir para comprobar su cotizaci贸n (en su caso) en el mercado en el momento de su compra.

En cuanto a las ganancias generadas por cualquier producto de ahorro o inversi贸n, con la introducci贸n de las 煤ltimas modificaciones fiscales (que entraron en vigor en enero de 2007), los contribuyentes tributar谩n lo mismo por las plusval铆as de un dep贸sito, de un bono, de un fondo de inversi贸n, una cuenta corriente o un seguro de ahorro. Hacienda se lleva un 18% de los rendimientos generados con cada uno de estos productos, sin importar el tiempo que se haya mantenido la inversi贸n.

聽Productos que desgravan
Algunos de los documentos bancarios m谩s relevantes -y que se deben conservar por si Hacienda inicia una inspecci贸n- son los que hacen referencia a productos que desgravan, como palnes de pensiones, hipotecas o cuentas ahorro vivienda

Si se trata de planes de pensiones, es importante guardar los extractos bancarios en los que figuran las cantidades aportadas durante el a帽o, ya que eso reducir谩 la base imponible del contribuyente. Lo mismo sucede con las cantidades pagadas como letras hipotecarias.

En este caso, en el primer a帽o se deducen tambi茅n los gastos de notar铆a, impuestos y seguros formalizados, por lo que es aconsejable conservar todos los documentos relacionados con la venta del piso. Entre otros, hay que tener a mano las escrituras del piso, de la hipoteca, los contratos de seguros formalizados, los pagos al notario y de impuestos.

Respecto a las cuentas ahorro vivienda, en los extractos bancarios con informaci贸n fiscal debe constar el dinero acumulado en cuenta que es susceptible de desgravarse. Adem谩s, como se trata de productos remunerados y sometidos a retenci贸n a cuenta, deber谩n figurar estos dos datos: intereses pagados y retenci贸n efectuada.

聽Facturas
facLos aut贸nomos o profesionales que trabajan por cuenta propia deben conservar, adem谩s, todo tipo de facturas que acrediten el cobro de rentas. Un aut贸nomo puede emitir facturas con su nombre, direcci贸n y DNI. En dichas facturas, deber谩 figurar el IVA -siempre que la actividad que desarrolla no estuviera exenta como es el caso de periodistas, artistas y escritores-. Suele ser un 16%, aunque en funci贸n de la actividad este porcentaje puede cambiar.

Aparte de cargar el IVA, el aut贸nomo debe descontar un porcentaje (por lo general, el 15%) de la factura en concepto de IRPF. Este impuesto lo retienen las empresas a las que el aut贸nomo factura y 茅stas lo deben ingresar en Hacienda al hacer sus declaraciones.

Fuente.consumer.es


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