Los contribuyentes deben conservar los certificados de retenciones, extractos bancarios y facturas hasta cuatro años después de realizar cada Declaración de la Renta.
Para cumplir con Hacienda, no basta con hacer la Declaración de la Renta o confirmar el borrador que envía la Agencia Tributaria. Hace falta ser ordenado, cuidadoso e incluso tener buena memoria. Es conveniente que así sea porque la cita con el fisco no termina con la presentación del IRPF. En cualquier momento, Hacienda puede iniciar una investigación fiscal. Pasados cuatro años prescriben los delitos fiscales, pero hasta entonces se debe conservar cualquier documento que pueda estar bajo la supervisión de la Administración.
La Agencia Tributaria puede investigar a cualquier contribuyente en un plazo de hasta cuatro años después de que se presente la Declaración, por lo que es aconsejable guardar todos los certificados de retenciones y cobros de rentas que acreditan los ingresos declarados durante este tiempo. Olvidar dónde se ha guardado un documento, perderlo o no haberlo obtenido en su momento puede salir muy caro.
Certificados de retenciones
Los certificados de retenciones son los principales documentos que hay que tener controlados al hacer la Declaración de la Renta. Por lo general, las empresas emiten estas notas informativas y las reparten a sus trabajadores en abril o mayo. En estos impresos, las compañías hacen constar información económica importante que debe pasar por el “escáner” de Hacienda. Además de encontrar datos personales, tanto de la empresa como del empleado, figuran aspectos como los rendimientos del trabajo brutos que se han conseguido durante el año fiscal (que va del 1 de enero al 31 de diciembre) y las retenciones aplicadas.
En algunos casos, pueden contener en detalle datos sobre lo que se ha ingresado en concepto de rendimientos del trabajo en dinero (retribuciones dinerarias) y como rendimiento en especie (algún tipo de regalo).
En el caso de las retribuciones dinerarias, el dinero a través de nómina que recibe el trabajador, en el certificado debe especificarse el importe íntegro satisfecho y las retenciones practicadas.
En cuanto a los rendimientos en especie, el cálculo es más complicado, ya que todos los regalos o premios otorgados por cualquier entidad privada (los públicos están exentos) a un contribuyente pasan por el fisco y tienen la consideración de rendimiento de trabajo. En estos casos, en los certificados de retenciones debe constar la valoración de dicho regalo en el mercado y los ingresos a cuenta efectuados a cargo del contribuyente. La valoración del regalo sirve para calcular dicha retención, que deberá ser la misma que se practique por sus rendimientos de trabajo. También en estos documentos deben constar las dietas recibidas por el trabajador.
Sea cual sea el concepto, toda empresa que realice un pago a lo largo del ejercicio debe emitir su correspondiente certificado de retenciones. En general, el retenedor u obligado (que es como se denomina en Hacienda a quien efectúa un pago) debe expedir un certificado acreditativo de la retención practicada o de los ingresos a cuenta efectuados en favor del trabajador, así como de los restantes datos que deban incluirse en el resumen anual de retenciones. Para que los documentos sean legales, deberán constar la firma y el sello de la empresa o pagador.
Documentos bancarios y productos que desgravan
En el plano del ahorro, también la Agencia Tributaria se comporta como un ávido detective, que no quita ojo a ningún dato. Es, por tanto, importante guardar todos los documentos que sirvan para acreditar movimientos en las cuentas corrientes o contratación de cualquier producto de inversión. Hacienda cruza datos de modo constante con las entidades financieras, lo que le permite enviar en los borradores de sus contribuyentes toda la información relativa a los movimientos de cuentas corrientes, salarios o compra-venta de nuevos productos financieros, con sus correspondientes minusvalías o plusvalías generadas. En cualquier caso, conviene compararlos con los extractos bancarios y documentos personales, porque la Administración también se puede equivocar.
Los bancos están obligados a remitir extractos con la información fiscal de los productos que tengan contratados sus clientes. En estos impresos, debe aparecer información como el saldo global a final de año, los intereses que ha generado cada producto (en el caso de instrumentos de ahorro como cuentas o depósitos, que dan intereses periódicos) y las retenciones a cuenta efectuadas. En el caso de iniciar una inspección, Hacienda puede solicitar estos documentos. En relación con los depósitos bancarios, cuentas corrientes o títulos de renta fija se vigilan datos como el saldo global, los intereses y la retención a cuenta, fijada en el 18%.
En cuanto a productos de inversión, en los extractos bancarios debe figurar información sobre el nombre comercial del producto (por ejemplo fondos de inversión, pensiones, acciones) y las ganancias o pérdidas generadas, si se hubiera efectuado su venta.
También es necesario guardar todos los contratos que se firman a la hora de formalizar la suscripción de un producto. Conviene tener a buen recaudo los contratos de fondos de inversión, pensiones, seguros… En estos impresos hay información útil sobre cuándo se contrató el producto, lo que puede servir para comprobar su cotización (en su caso) en el mercado en el momento de su compra.
Algunos de los documentos bancarios más relevantes -y que se deben conservar por si la Agencia Tributaria inicia una inspección- son los que hacen referencia a productos que desgravan, como planes de pensiones.
Facturas
Los autónomos o profesionales que trabajan por cuenta propia deben conservar, además, todo tipo de facturas que acrediten el cobro de rentas. Un autónomo puede emitir facturas con su nombre, dirección y DNI. En dichas facturas, deberá figurar el IVA (siempre que la actividad que desarrolla no estuviera exenta, como es el caso de periodistas, artistas y escritores). Suele ser un 16%, aunque en función de la actividad este porcentaje puede cambiar.
Aparte de cargar el IVA, el autónomo debe descontar un porcentaje de la factura en concepto de IRPF. Este impuesto lo retienen las empresas a las que el autónomo factura y éstas lo deben ingresar en Hacienda al confeccionar sus declaraciones.
¿Ingreso a cuenta o retención?
Dos de los conceptos que conviene diferenciar y que vienen expresados en los certificados de la Agencia Tributaria son los de ingreso a cuenta o retención. Hacen referencia al mismo aspecto: la cantidad que se queda Hacienda siempre que se haya efectuado un pago. La diferencia radica en la naturaleza de ese pago. Así, se aplica el término de retención cuando se trata de rentas del trabajo o del capital. Los pagos a cuenta se realizan en caso de percepciones en especie y pagos fraccionados, sobre empresarios y profesionales.
Entre otros, están sujetos a retención o ingreso a cuenta los rendimientos del trabajo, del capital mobiliario, los rendimientos de actividades agrícolas y ganaderas, los rendimientos de actividades forestales, las ganancias patrimoniales obtenidas como consecuencia de las transmisiones o reembolsos de acciones y participaciones de fondos de inversión, los rendimientos procedentes de alquilar inmuebles urbanos, los rendimientos procedentes de la propiedad intelectual, industrial, de la prestación de asistencia técnica, del arrendamiento de bienes muebles, negocios o minas, del subarrendamiento sobre los bienes anteriores y los procedentes de la cesión del derecho a la explotación del derecho de imagen.
También tienen su correspondiente retención los premios que se entreguen como consecuencia de la participación en juegos, concursos, rifas o combinaciones aleatorias, estén o no vinculados a la oferta, promoción o venta de determinados bienes o servicios.
